Audit Fungsi Pengolahan Data

A.     Pengertian Pengelolaan Data

Pengelolaan Data adalah kegiatan atau operasi yang direncanakan guna untuk mencapai tujuan. Dalam pengelolaan ini di dalamnya ada kegiatan yang di lakukan oleh pengelola data guna untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan bersama atau pun secara pribadi.dalam pengelolaan itu melibatkan manusia sebagai pelaksana dan dapat menyimpan data yang ada dan didapat dari informasi pengambilan keputusan, selain itu juga ada alat bantu mungkin berupa computer yang yang ada di lapangan. Dengan alat bantu tersebut semua data-data yang ada dapat diproses dan di jadikan sebuah informasi.

B.     Unsur-Unsur Pengelolaan Data

Proses pengelolaan data dapat melibatkan secara keseluruhan atau sebagian dari unsur-unsur pengelolaan data berikut: 

a.       Pengumpulan Data (Data Capturing)

Pengelolaan data merupakan aktifitas penangkapan data dari dalam dokumen dasar. Dokumen ini merupakan lembaran isian data yang diisi oleh petugas atau orang lain secara langsung. Tentang dokumen diisi dan dirancang dengan jelas, mudah diisi dan dapat meminimalisir kesalahan data.

b.      Pembacaan (Reading)

Pembacaan data adalah proses pembacaan data dari dokumen dasar yang digunakan agar dapat diproses lebih lanjut. Proses pembacaannya dapat dilakukakn secara manual atau dengan menggunakan alat bantu berupa mesin.

c.       Pemeriksaan (Verifying)

Pemeriksaan perlu dilakukan hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahan dari data yang di baca dari dokumen dasar.

d.      Perekaman (Recording)

Perekaman data merupakan proses penyimpanan data yang di bacakan dan diverifikasikan kedalam alat penyimpanan berupa memori penyimpanan. Dalam system computer dapat di simpa[i]n data dimemori sekunder berupa disk, hard-disk dan lainnya.

e.       Penggolongan (Classifying)

Penggolongan informasi perlu dilakukan untuk memenuhi kebuthan informasi berdasarkan klasifikasi tertentu.

f.       Pengurutan (sorting)

Sorting selalu digunakan dalam pengelolaan data. Data-data itu perlu diurutkan agar informasi yang di hasilkan dapat dipahami, memudahkan pembaca dan pencarian informasi yang disajikan.

g.      Peringkasan (Sumarizing)

Peringkasan data dimaksud sebagai operasi untuk menghilangkan kemunculan data yang sama atau berulang dari sekumpulan rincian data sebagi basis data yang tersimpan dalam memory.

h.      Perhitungan (Calculating)

Perhitungan merupakan proses pengolahan data yang melibatkan seluruh operasi aritmatika.

i.        Perbandingan (Comparing)

Data-data dalam basis sumber data-data yang ada perlu dibandingkan dengan data-data yang lain untuk mengetahui posisi dan kondisi data dalam kesimpulan data yang direkam.

j.        Pemindahan (Transmitting)

Dalam suatu system jaringan computer perlu ada pengiriman data dari satu terminal ke terminal lain melalui media tranmisi data intuk diproses lebih lanjut.

k.      Penampilan Kembali (Retrieving)

Pada prinsipnya informasi yang ada merupan penampilan hasil kembali dari data-data yang telah disimpan disuatu tempat penyimpanan sebelumnya, dan untuk menapilan kembali diusahakan data-data itu dapat ditampilkan dengan cepat.

l.        Penggandaan (Reproductiont)

Penyajian informaasi, khususnya dalam bentuk hardcopy perlu dikendalikan agar informasi tersebut dapat dikirim ke seluruh pemakai, dengan tujuan agar infomasi itu tidak hilang.

m.    Penyebarluasan (Distribution)

Distribusi informasi dapat dilakukan  melalui media komunikasi data atau dikirim dalam bentuk hardcopy  kepada setiap pemakai dalam setiap daftar tebusan laporan.

C.        Metode Pengolahan Data

                        Ada empat metode yang digunakan dalam system pengolahan data yaitu:

1. Metode Manual

Dalam metode ini semua proses pengolahan data dilakukan dengan tangan dan menggunakan alat bantu  yang sederhana seperti pensil, pulpen, penggaris, kertas kerja dan lain-lain.

2. Metode Elektromaknetik

Dalam metode ini pengolahan data dikerjakan secara manual dan dibantu mesin elektronik sederhana. Contoh seorang kariyawan yang bekerja dengan menggunakan mesin cetak kolom.

3. Metode System Waarkat

Dalam system ini pengolahan data dilakukan dengan system warkat, prinsip kerja system ini adalah data-data mengenai suatu objek dicatat dalam suatu kartu dengan menggunakan sandi lubang. Sejumlah kartu yang mengandung sejumlah data-data objek yang sama digabung untuk membentuk suatu berkas file.

4. Metode Elektronik Komputer

Dalam metode ini keseluruhan proses data diolah dan dibantu dengan menggunakan alat yang makin tahun makain bertambah canggih yaitu computer. Semua data di input dan diolah berdasarkan kebutuhan yang diperoleh dan di lakukan juga penyimpanan agar suatu saat data itu dibutuhkan tinggal dibuka dengan segera dan cepat. Ada beberapa hal yang perlu dilihat dalam menentukan metode pengolahann data yang tepat menurut seorang system analyst untuk mampu memahami syarat-syarat pengolahan maupun kemampuan-kemampuan yang ingin dicapai dari setiap metode yang dipilih yaitu:

1.      Volume unsur-unsur data yang dimuat

2.      Kompleksitas operasi pengolahan data yang diperlukan

3.      Batasan waktu pengolahan

4.      Tuntutan perhitungan

Pengolahan Data Secara Elektronik

Pengolahan Data Secara Elektronik Definisi dari pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaiankegiatan dengan menggunakan computer yang mencakup pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan pengawasan.

1.      Pengumpulan Data

Data merupakan bahan mentah yang memerlukan pengolahan lebihl anjut agar berubah bentuknya menjadi informasi, Sedangkan para pengguna informasi menuntut adanya informasi yang bermutu tinggi,sehingga para tenaga pengolah data harus berupaya agar dalam menjalankan fungsinya, terdapat jaminan bahwa:

a.       Mutu data yang dikumpulkan tinggi,

b.      Relevan dengan kepentingan penggunanya

c.       Digali dari sumber yang dapat dipercayai, baik internal maupuneksternal.

2.      Pengolahan Data

Pengolahan data adalah mengubah bentuk dan makna data menjadi informasi yang bermanfaat dan dapat digunakan dalam mendukung berbagai proses pengambilan keputusan. Peranan informasi biasanya digunakan dalam pengambilan keputusan pada penentuan tujuan dan berbagai sasaran perusahaan jangka panjang maupun pendek, keputusan penyusunan strategi oleh manajemen puncak, keputusan pada strategi operasioanal serta pemilihan tipe dan struktur organisasi

3.      Penyimpanan Data

Luaran pengolahandata berupa informasi harus disimpan sedemikian rupa sehingga keamanannya terjamin, hemat biaya, dan mdah ditelusuri dan diambil apabila tiba waktunya untuk digunakan. Yang paling penting dari penyimpanan data ini adalah dari segi keamanan yang dapat dipandang dari tiga segi, yaitu:

1.      Agar jangan sampai jatuh pada orang atau pihak yang tidak berhak,seperti pesaing.

2.      Aman terhadap kerusakan karena tempat penyimpanan yang tidak  baik.

3.      Aman dari bahaya kebakaran.Dalam segi kehematan biaya adalah penyimpanan dilakukan sedemikianrupa sehingga tidak memerlukan runag yang besar yang berakibat pada biaya pemeliharaan yang banyak., Selain itu penyimpanan dilakukansesuai dengan system tertentu yang diketahui sehingga penelusuran datadan informasi dapat dilakuakn dengan mudah.

4.    Pengawasan Data

Pengawasan data dilakukan agar system pengolahan data yang sudah ditetapkan diikuti sepenuhnya oleh mereka yang bertanggung jawab utnuk fungsi tersebut, sehingga urutan langkah-langkah yang harus diambil benar – benar ditaati untuk menghasilkan informasi yang memnuhi kebutuhan berbagai pihak yang memerlukannya.

Organisasi Pengolahan Data.

Bentuk-bentuk pengorganisasin ini hanya berlaku apabila perusahaan melakukan sendiri pengolahan datanya. Untuk tercapainya hasil olah datayang bermutu baik dan menghasilkan informasi yang akurat, maka dalam melakukan pengolahan data tersebut disusun organisasi yang menjalankan pengolahan data serta pembagian tuas untuk setiap individunya. Organisasi yang lumrah digunakan terdiri dari:

1.      Pimpinan tertinggi yang bertanggung jawab atas keseluruhan fungsi pengolahan data dengan titlelatur wakil presiden direktur, direktur, atautitlelatur yang sejenis. 

2.      Dibantu oleh paling sedikit 3 manajer yaitu:

a.       Manajer operasi yang membawahi operasi peralatan computer, pemrosesan system, pengamanan computer dan penjadwalan penggunaan computer.

b.      Manajer pengendalian masukan²luaran yang membawahi penelitian masukan, pengendalian pemrosesan, analisis, dan pengendalian luaran dan pengendalian koreksi kesalahan.

c.       Manajer pengembangan system yang bertanggungjawab dalam penyelenggaraan kegiatan pembuatan program baru, koreksi program, dan dokumentasi system.D

Dalam susunan organisasi satuan pengolah data dibuat, premise yangsangat mendasar ialah bahwa pipmpinan tertinggi dari satuan kerja itu harus merupakan bagian dari tim manajemen puncak. Premis dikatakansangat mendasar karena pertimbangan sebagai berikut:

a.       Pimpinan tertinggi satuan pengolah data harus mempunyai akseslangsung kepada forum pengambialn keputusan strategic dalam perusahaan. 

b.      Pimpinan tertinggi harus mengetahuio latar belakang dan proses pengambilan keputusan agar dia dapat menentukan dukungan informasi apa saja yang harus diberikan.

c.       Agar seluruh jajaran organisasi memahami pentingnya informasidalam manajemen bisnis yang ditangani oleh perusahaan.

d.      Agar seluruh jajaran organisasi bersedia memberikan masukan datayang diberikan untuk diolah lebih lanjut menjadi informasi.

e.       Agar perusahaan bersedia melakukan investasi yang diperlukanoleh satuan kerja yang dipimpinnya, baik untuk kepentingan pengadaan perangkat keras, membeli atau mengembangkan sendiri perangkat lunak dan untuk pengembangan tenaga spesialis di bidang pengolahan data.

Dalam pengambilan keputusan yang menggunakan informasi yangdihasilkan oleh pengolahan data terdapat berbagai pendekatan, yaitu:

a.      Pendekatan Sentralisasi.

Pendekatan sentralisasi secara umum dapat dikatakan sebagai pendekatan pengolahan data yang terpusat.

Ciri-ciri dalam pendekatan sentralisasi untuk pengolahan data adalah adanya satucomputer besar yang berperan selaku pemroses seluruh data,adanya pangkalan data yang menjadi konfigurasi dalam pengolahandata, pemutakhiran dan penyimpanan data yang didistribusikan kepada berbagai terminal yang on-line dan adanya alat pencetak atau printer untuk mencetak luaran berupa informasi di atas kertasdan satuan kerja pengolahan data.

Keunggulan jika perusahaan menggunakan pendekatansentralisasi dalam pengolahan data, yaitu:

1.      Dari segi pembiayaan awal, investasi awal atau modal yang harus ditanam besar karena mainframe biasanya mahal. Namundisisi lain biaya operasi dan pemeliharaan dapat dikurangikarena dua alasan yaiu kapasitas pemrosesan berskala besar dan pemanfaat simultan oleh beberapa pemakai pengolahandata.

2.      Pimpinan satuan pengolahan data dapat melakukan pemantauan yang lebih efektif terhadap lilngkungan yangdihadapi, baik secara internal dalm perusahaan maupun secara eksternal sehingga berbagai penyesuaian yang diperlukandengan cepat dapat dilakukan

3.      Dengan adanya hanya satu pangkalan data, konsistensi datadapat lebih terjamin dari duplikasi penyediaan dan penyimpanan data. Pemutakhiranpun jadi lebih mudah dapat dilakukan.

4.      Dengan adanya satu pangkalan data, langkah-langkah pengamanan data dapat diambil dengan mudah, suatu hal yang sangat penting dalam kegiatan pengolahan data khususnya pengelolaan bisnis pada umumnya.

5.      Dengan sentralisasi pengolahan data, perencanaan dan pengembangan karier bagi para tenaga spesialis pengolahandata dengan berbagai jabatan yang mereka pangku dapatdilakukan sedemikian rupa sehingga para tenaga kerja itumerasa ada prospek untuk meraih kemajuan dalam berkarya dimasa yang akan datang.

Dibalik keunggulan tersebut ada pula kelembahan dalam pendekatan secara sentralisasi dalam pengolahan data, diantarayaitu:

a.       Waktu yang lama untuk mengembangkan segala jenis aplikasiyang sesuai dengan kebutuhan seluruh komponen perusahaan karena satuan kerja pengolahan data memang harus melayaniseluruh perusahaan, abik dalam arti komponen bidang fungsional sebagai pelaksana tugas pokok maupun sebagai pelaksana tugas penunjang.

b.      Kesulitan dalam alokasi waktu computer kepada komponen perusahaan yang dirasa adil dan sesuai dengan beban kerjayang dipikulnya.

c.       Timbulnya kesan bahwa pendekatan sentralisasi, para pemilik data merasa kehilangan hak memiliki data yang diperlukan untuk penyelenggaraan fungsinya karena apabila data tertentu diperlukannya, ia harus meminta kepada pusat pengolahandata.

b.      Pendekatan Desentralisasi.

Pendekatan desentralisasi dalam pengolahan data yang dimaksud dapat dilihat dari dua sudut pandang, yaitu:

a.         Dimungkinkan pengolahan atau pemasukan data dari jarak jauh karena tersedianya fasilitas pengiriman dan penerimaan datamelalui hubungan modem tertentu yang dewasa ini, berkat perkaawinan antar beberapa teknologi komunikasi danteknologi informasi makin banyak jenisnya dan aplikasinya. 

b.         Desentralisasi pengolahan data dikaitkan dengan desentralisasi pola pengambilan keputusan perusahan. Tidak mustahil apabila manajemen puncak terutama di lingkungan perusahaan besar memutuskan untuk mendelegasikan wewenang pengambilan keputusan kepada manajer satuan bisnis, para manajer bidang fungsional, para manajer cabang bahkan para manajer kegiatan operasional.Pendekatan seperti ini seringkali digunakan dengan dua pertimbangan utama, yaitu:

a.)        Manajemen puncak menggunakan gaya manajemen yang partisipasif.

b.)        Makin canggihnya teknologi pengolahan data sehinggadengan menciptakan jaringan yang tepat, mutu, konsistensi,dan keamanan data dapat terjamin.

Pendekatan yang paling tepat untuk diterapkan adalah penggabungan antara pendekatan sentralik dan pendekatan desentralistik.Artinya ada data dan informasi tertentu yang penggunaanya hanya penting bagi manajemen puncak. Dalam hal itu, pengolahan data ± dalamarti pengumpulan, pengolahan dan penyimpanannya ± dapat dilakukan secara terpusat, tanpa menutup pintu bagi pemakai lain dalam jajaran perusahaan. Di samping itu data-data teknis tertentu yang hanya untuk kegiatan operasional tertentu, wajar jika diolah dengan pendekatan desentralisasi. Oleh karena itu, informasi sangat berperan dalam mendukung proses pengambilan keputusan pada berbagai eselon kewenangan dalam perusahaan merasa dipercayai oleh manajemen puncak.

Organisasi Pengolahan Data Berdasarkan Pendekatan Pengolahan yang Terpencar.

Pendekatan yang sedemikian pada dasarnya berarti bahwa dalam organisasi dan mengkoordinasikan pengolahan data yang diperlukan dalam proses berbagai jenis keputusan digunakan metode penempatan kegiatan berbagai aspek pengolahan data ± seperti pengumpulan, pemrosesan dan pengolahannya ± pada para pemakai tertentu, seperti pemakai untuk kepentingan produksi, pemakai untuk kepentingan pemasaran, pemakai untuk kepentingan promosi, pemakai untuk penjualan, dan pemakai untuk manajemaen sumber daya manusia dan sebagainya atau karena pertimbangan wilayah operasi perusahaan yang secara geografis mungkin tersebar luas. Dalam penggunaan pendekatan ini, biasanya ditekankan bahwa manajemen puncak tidak boleh kehilangan kendali pengolahan data perusahaan sebagaikeseluruhan. Oleh karena itu, masing-masing system dihubaungkan kedalamsuatu jaringan melalui komunikasi data, meskipun system yang berlaku padamasing-masing pemakai berbeda satu sama lain dengan aplikasi yang mungkin sangat beraneka ragam, sesuai dengan tanggung jawab fungsional masing-masing pemakai. . macam-macam komunikasi data apat disebut sebagai suatu jaringan, yaitu jaringan LAN (Local Area Network),WAN(ide Area Network), dan MAN (Metropolitan Area Network).Yang menarik dari pendekatan ini adalah bentukanya dapat beranekaragam. Misalnya, manajemen puncak dapat memutuskan bahwa yangdipencarkannya hanya terbatas pada pemrosesannya saja, sedangkan hasilnya berupa data yang terkumpul pada satuan pengolah data secara paripurna dalam arti pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan penelusurannyakembali untuk digunakan ± sifatnya terbatas, yaitu hanya untuk kepentinganspesifik secara local. Di luar penggunaan yang terbatas seperti itu, semuadilakukan secara terpusat dan dikendalikan oleh satuan pengolah data padatingkat perusahaan.

Meskipun demikian, sebelum mengambil keputusan untuk menggunakan pendekatan ini, ada beberapa factor yang harus dipertimbangakan.Misalnya, karena lokasi tersebar luas, untuk pengendalian sukar dilakukan, tidak mustahil terjadi pemrosesan data yang sesungguhnya tidak diperlukan dalam menjalankan roda perusahaan. Faktor lain yang harusdipertimbangkan adalah kemungkinan terjadinya pengadaan dan pemilikan perangkat keras sedemikian rupa sehingga mempunyai konfigurasi computer yang dimiliki dan digunakan menjadi aneka ragam. Juga mempertimbangkanadanya ketersediaan sumber daya manusia yang harus digunakan secara  efektif dan efisien.

Pengolahan Data oleh Pemakai Akhir.

Kehadiran jenis-jenis alat pengolahan data seperti computer dannotebook mempunyai implikasi yang sangat luas terhadap pengelolaan bisnis,tidak hanya yang menyangkut segi-segi teknis pengolahan data, terutama jugadalam gaya manajerial terutama dalam menentukan pola pengambilankeputusan. Tersedianya sarana dengan teknologi canggih seperti itu padaumumnya dituntut gaya manajerial yang demokratis dalam arti makin banyak mengikutsertakan para bawahan dalam pengambilan keputusan, terutamayang menyangkut tugas pekerjaan para bawahan. Salah satu dampak dari perkembangan teknologi informasi demikian ialah kecenderungan tersedianyasangat banyak informasi baik bagi pimpinan pada eselon yag lebih tinggimaupun bagi pemakai akhir yang bersangkutan sendiri padahal belum tentusemuanya relevan sebagai suatu resource. Selain itu mempunyai konsekuensi bagi manajemen puncak, yaitu bahwa jangan sampai manajemen puncak kehilangan kendali atas pengolahan informasi dalam lingkungan perusahaanyang berarti terdapat berbagai kegiatan yang tetap diselenggarakan secaraterpusat seperti pemilihan dan pembelian perangkat keras, pengujian perangkat lunak, dan penentuan kebijakan tentang program, systemdokumentasi, pembentukan standar mutu informasi dan prosedur yang harus ditaati dalam koordinasi pengolahan data.

Integrasi Antara Komputer Pusat dan Komputer Kecil.

Untuk kepentingan tertentu seperti pemindahan data dari computer kecilke computer pusat atau sebaliknya, dapat disusun organisasi satuan kerja pengolah data dengan pendekatan integrasi antara kedua jenis computer tersebut. Jenis pemindahan tersebut adalah:

1.      Uploading :yaitu pemindahan data yang berlangsung dari computer kecil ke computer pusat. Pada saat uploading yang biasa terjadi adalahdata yang diterima dari computer kecil masih perlu pengolahan lebihlanjut, karena computer kecil tidak memiliki kemampuan untuk mengubah data yang ada pada ingatannya menjadi informasi dalam bentuk yang spesifik diperluukan oleh pihak tertentu dalam perusahaan.

2.      Downloading :yaitu pemindahan data dari computer pusat kecomputer kecil. Donwnloading yang dilakuakn, biasanya berisi informasidari computer pusat yang dikirimkan ke computer kecil sudah siapdigunakna untuk kepentingan tertentu.

Pemrosesan Data oleh Pihak Ketiga.

Karena pertimbangan tertentu, seperti terbatasnya kemampuan keuangan dan kemampuan sumber daya manusia untuk pengolahan data,maka perusahaan menyerahkan pemrosesan data tersebut kepada pihak ketiga, biasanya bentuknya adalah salah satu dari tiga bentuk yang dikenalyaitu menyerahkan sepenuhnya kepada suatu perusahaan yang memberikan jasa pengolahan data kepada yang memerlukannya, berbagi waktu computer dengan perusahaan lain dan yang dikenal dengan istilah outsourcing. Dalamoutsourcing perusahaan harus membayar kepada pihak ketiga tersebut dan jumlah biaya yang dibayarkan berbeda dari satu pendekatan ke pendekatanyang lainnya dan ditentukan adanya negosiasi antar pihak yang terkait.Pelaksanaan outsourcing disini sudah mulai berkurang karena adanya biayayang lebih mahal serta kerahasiaan yang kurang terjamin daripada biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk pengembangan sumber daya yang dibutuhkan dalam pengolahan data.

Perangkat Keras Pengolahan Data.

Pengolahan data secara elektronik menggunakan perangkat keras yang juga dikenal dengan istilah piranti keras yang disebut computer. Komputer dapat dikatakan sebagai suatu system karena terdiri dari beberapa komponen unsure atau alat seperti unit perosesan sentral (CPU), monitor, hard disc, dan lainnya. Dengan berbagai konfigurasinya, computer dikatagorikan menjadi 2 jenis yaitu:

a.       Komputer digital: Yaitu computer yang bekerja dengan caramenghitung . Angka, huruf, dan symbol disajikan sebagai angka-angaka diskrit 1 dan 0 yang dikenal dengan istilah digit biner. 

b.      Komputer Analog: Yaitu computer yang mengukur kuantitas elektronik atau fisik secara berlanjut, misalnya suhu atau dimensi sesuatu.

Berdasarkan criteria kecepatan, basarnya otak atau memori dan besarancomputer, dapat dibagi menjadi:

a.       Komputer Besar (Mainframe).

Komputer yang paling besar yang mampu memproses data dengankemampuan maksimal, sampai dengan jutaan instruksi tiap detik,selain itu computer ini juga mempunyai kapasitas menyimpan data

storage) dalam jumlah yang sangat besar. Salah satu sub katagoricomputer besar ialah super computer yang memiliki kemampuandan kecepatan yang tinggi sehingga menyebabkan harga daricomputer ini tergolong sangat mahal. 

b.      KomputerMini.

Computer ini memiliki cirri-ciri seperti ukurannya yang kecil,kecepatan dalam mengolah data relative lambat, kapasitas penyimpanan data yang tidak besar serta harga yang relative murah.Biasanya digunakan dalam bisnis untuk pemrosesan dengan pangkalan data, jaringan on-line, aplikasi yang tidak terlalu rumit,dan berperan sebagai sarana pengolah data dalam usaha yang berskala kecil.

c.       KomputerMikro.

Terdapat dua jenis computer mikro yaitu Personal Computer (PC)dan Notebook yang tidak hanya popular dalam kalangan usaha tapi jugabanyak digunakan secara perseorangan. Namun kemampuannya terbatas dan harganya dapat dikatakan murah.

d.      Komputer Nano.

Kalkulator dapat dikatakan sebagai computer nano karena denganukuran yang kecil namun mengandung teknologi yang tinggi.Ukurannya yang sangat kecil sehingga sering pula disebut sebagaicomputer saku.

Aplikasi Data dan Pemeliharaan Sistem.

Para manajer pengelola suatu perusahaan pasti dihadapkan padakeharusan untuk mengambil keputusan yang menyangkut berbagai kegiatan perusahaan yang dikelolanya. Sedangkan untuk semua jenis keputusan harusdidasarkan pada dukungan berbagai informasi sebahgai hasil olahan data. Dalam manajemen bisnis penggunaan pengolahan data elektronik padaumumnya berorientasi pada tersedianya informasi yang mutahir, akurat, dapat dipercaya serta disimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditelusuri dandiambil dari tempat penyimpanannya pada waktu dibutuhkan.

Komponen system pengolahan data elektronik untuk berbagai jenis aplikasi terdiri paling tidak lima komponen yaitu:

a.       Sumber daya manusia, yaitu berfungsi sebagai pengendali dan untuk menjalankan system elektronik yang ada untuk pengolahan data, apabila system yang ada sudah baik akan tetapi sumber daya manusia kurang mendukung jalannya system tersebut, maka system yang ada tidak dapat berjalan sebagai mana semestinya. 

b.      Prosedur, berperan sebagai aturan main dalam menjalankan roda organisasi dan dalam menyelenggarakan berbagai fungsi dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan. Dalam hal ini penjalananfungsi menggunakan elektronik, prosedur merupakan instrument yangmenjamin bahwa keseluruhan proses pengolahan data telah dijalankandengan baik dan sebagai mana mestinya.

c.       Fasilitas fisik, dalam hal ini harus diperhatikan adanya sarana dan prasarana fisik dari alat yang ada dengan personal yang menggunakannyaharus terpenuhi dan terjamin kerahasiaannya.

Perangkat keras.

Terdiri dari CPU, alat untuk memasukkan data, alat-alatluaran, alat pendukung dan penyimpan tambahan.

Perangkat lunak.

 Yang sering disebut dengan istilah program,programan adalah intruksi yang diberikan kepada komputer yang memungkinkan komputer mengerjkan pekerjaan yang diinginkan oleh pemogram. Dalam pengoperasian komputer,perangkat lunak mempunyai paling sedikit fungsi,yaitu:

a.      Mengelola berbagai sumber daya komputeryang dimilki oleh perusahaan. 

b.      Mengembagkan berbagai sarana yang dapat dipakai oleh sumber dayamanusia sehingga pemanfaatannyamenjadi optimal.

c.       Menjembatani peranan informasi sebagai hasil olahan datadengan perusahaan yang bersangkutan.

Pada dasarnya terdapat dua jenis perangkat lunak,yaitu perangkatlunak sistem dan perangkat lunak aplikasi .Perangkat lunak sistem adalah seperangkat program yang fungsinya adalah mengkoordinasikan dan mengendalikan penggunaan perangkat keras disamping sebagai wahana untuk mendukung pelaksanaan perangkat lunak aplikasi.Dan perangkatlunak aplikasi adalah Intruksi yang ditulis oleh atau untuk pemakai agar  pemakai dapat mengaplikasikannya untuk bidang tugas masing ± masing,  baik yang sifatnya teknis maupun non teknis.

Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalm memilih sistem pengolahan data.

Faktor-faktor yang biasanya dipertimbangkan antara lain:

a.       Kesesuaian konfigurasi perangkat keras dan jenis-jenis perangkatlunak dengan kebutuhan perusahaan,baik untuk kepentingan pengambilan keputusan pada berbagai eleson manajemen,seperti perumusan dan penentuan strategi akbar perusahaan oleh manajemen puncak,strategi induk satuan bisnis atau bidang fungsional,strategidasar bagi kegiatan operasional dan untuk kepentingan penyimpanan informasi,baik yang mempunyai nilai historis bagi perusahaan maupununtuk kepentingan pengelolaan bisnis,tetapi tidak segera dibutuhkan.

b.      Pertimbangan organisasioanal, baik kemudahan pengoperasiannyakarena tersedianya sumber daya manusia yang memiliki pengetahuanyang memadai tentang informatika dan keterampilan teknis tentang pengolahan data.

c.    Pertimbangan efisiensi,buakn hanya dalam pengoperasian satuan kerja pengolahan data,melainkan dalan upaya meningkatkan efisiensi kerja perusahaan sebagai keseluruhan.

d.      Tersedia tidaknya bantuan apabila diperlukan,baik yang berkaitandengan perangkat keras,perangkat lunak,maupun untuk sumber dayamanusia,misalnya dalam bentuk pendidikan lanjutan dan pelatihandalam rangka pemuthakiran ketrampilan.

AUDIT FUNGSI PENGOLAHAN DATA

Sebagaimana halnya dengan pelaksanaan audit terhadap berbagai fungsidalam suatu perusahaan,audit fungsi pengolahan pun padaakhirnya ditujukan pada peningkatan efisiensi,efektivitas,dan produktivitas kerja perusahaan yang bersangkutan.dan yang menjadi objek perhatian para pelaksana audit dalam bidang ini menyangkut:

a.       Dukungan satuan pengolahan data kepada manajemen 

Dukungan satuan pengolahan data sebagai sasaran auditDari pembahasan dalam bab ini telah tamapak dengan jelas bahwasalah satu tolok ukur keberhasilan satuan kerja pengolahan datamenyelenggarakan fungsi dan menjalankan kegiatanya ialahkemampuannya meberukan dukungan informasi kepada seluruh perusahaan.Berati dukungan itu harus terlihat dan dirasakan dalam hal penyusunan strategi akbar oleh manajemen puncak,strategi induk oleh paramanajer satuan kerja bisnis,strategi pasar oleh pimpinan semua bidangfungsional-baik dalam arti tugas pokok maupun tugas penungjang danstrategi operasional yang dirumuskan dan ditentukan oleh para manajer operasi. Hal-hal yang dikemukaakan diatas dapat dikatakan berp sasranstrategi pengolahan data dan seluruh aktivitas pengolahan data pada

akhirnya hars diarahkan pada pencapaian berbagai sasaran strategitersebut.Oleh karena itu,pelaksana audit harus mampu menemukan faktatengtang mampu tidaknya satuan pengolah data menyelenggarakanfungsinya,apa faktor-faktor penyebab keberhasilannya dan kendala apayang dihadapi

b.      Perencanaan pengolahan data sebagai pengolahan audit

Perencanaan Pengolahan data sebagai sasaran audit.Perencanaan pengolaha data yang menjadi sasaran audit mencangkup:

a.       Keputusan manajemen tentang pelaksana studi kelayakan yang dapatdilakukan oleh para tenaga ahli yang sudah terdapat dalam suatu perusahaan atau menyerahkannya kepada konsultan. 

b.      Konfigurasi perangakat keras dan perangkat lunak yang diperlukansesuai kebutuhan perusahaan akan informasi dalam berbagai bentuk,jumlah dan jenisnya.

c.       Keputusan manajemen tentang jumlah investasi untuk kepentingan penyediaan sarana dan prasarana pengolahn data.d.

d.      Pola pengolahan data,apakah mengikuti polasentralisasi,desentralisasi,pengolahan data didistribusikan.e.

e.       Pententuan lokasi fisik pengolahan data dengan komponennya.

f.       Penelitian tentang para pemasok.

g.      Pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak,termasuk instalasinya

c.       Organisasi pengolahan data sebagai sasaaran audit

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan melembaga dalam satuan kerja pengolahan data.Dengan demikian,audit berupaya untuk meneliti:

a.       Tepat tidaknya letak satuan kerja dalam jajaran perusahaan dalam artimemungkinkannya mempunyai akses terhadap forum pengambilankeputusan tertinggi dalam perusahaan.

b.      Susunan organisasi yang menggambarkan fungsi-fungsi utama dalam pemprosesan data.

c.       Pengaturan tata ruang pengolahan data.\

d.      Jenis-jenis pengetahuan dan keterampilan para pengolah data.

e.       Ada tidaknya uraian pekerjaan bagi para pejabat dan petugas pengolahdata.

f.       Lokasi komputer mini dan komputer miko serta data.

g.      Pola koordinasi dalam semua jenis kegiatan pengolahan data secara internal.

h.       Pola koordinasi dan interaksi antara satuan pengolahan data dengan berbagai mitra kerjanya,yaitu para pengguna informasinya yang sekaligussebagai sumber data dalam perusahaan.Singkatnya,melalui audit hendaknya bisa ditemukn apakah organisasi pengolahan data sudah tepat,apakah terjadi over organizing atau sebaliknyaonder organizing

d.         Pengendalian datasebagi sasaran audit

Pengendalian sebagai sasaran auditBanyak perusahaan yang memilki instalasi pengolahan data sendiriyang berarti bahwa pertimbangan keamana data dan informasi merupakanhal yang sangat penting dalam kehidupan organisasi.Keamanan data daninformasi yang dimaksud anatra lain ialah :

a.       Jangan sampai data atau informasi jatuh ke tangan orang atau puhak yang tidak berhak,terutama yang sifatnya rahasia perusahaan,sepertidata hasil penelitian dan pengembangan produk baru atau peningkatan produk lama,data keuangan dan data-data lain yang penting bagikelangsungan hidup dan perkembangan perusahaan.

b.      Pengamanan akses ke tempat penyimpanan data dalam arti tidak mudah dimasuki oleh pihak-pihak yang tidak berhak meskipunmereka adalah orang-orang dalam.

c.       Pengambilan tindakan pengamanan agar data dan informasi yangsudah diolah dengan susah payah dengan menggunakan tenaga yangmahal,peralatan yang tidak murah,dan waktu yang tidak sedikit,tidak mudah rusak atau tidak ditempatkan pada lokasi yang rawan bahayakebakaran,kelembapapn,dan bahaya sejenisnya.Dengan demikian pelaksanaan audit mencapai sasaranya,yaitu membantumanajemen dalam upaya meningkatkan efisiensi,efektivitas,dan produktivitas perusahaan yang akan memungkinkannya meraih kemajuandalam perolehan keuntungan,mampu tumbuh dan berkembang serta proaktif dalam menghadapi perubahan dimasa depan yang sealu penuhdengan tantangan, hambatan, ketidakpastian dan peluang.

Sumber : Rahman Maulidin

              Rindi Entika

              Isti Karzila 

UMPalembang......