Komunikasi Bisnis

Bab 8

Penulisan Direct Riquest

A.      Pengorganisasian Direct Request

Direct Request dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang diakukan oleh seseorang atau organisasi (bisnis maupun non bisnis) kepada pihak lain (seseorang atau individu atau oorganisasi) untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik. Sebagai contoh, suatu organisasi tertentu megajukan permintaan informasi tentang produk baru kepada suatu organisasi lain dengan menggunakan media elekronik, seperti telepon, faksimile, atau e-mail.

Ketika audien mulai tertarik dengan apa yang disampaikan atau paling tidak mau bekerja sama dengan komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan langsung (direct approach).

Pada bagiana awal, sajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan suatu pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan. Pendekatan ini akan berjalan baik jika permintaan yang disampaikan tiak memerlukan taktik khusus atau persuasi.

Pada bagian terakhir, nyatakan dengan jelas apa yang diinginkan, misalnya dimana audiens dapat mencari nformasi atau produk, batas waktunya, dan sebagainya. Kemudian akhiri dengan suatu pernyataan yang mengingatan audiens akan pentingnya permintaan tersebut, misalnya “jika buku-buku referensi terjual lancar, Anda dapat memesan buku-buku tambahan dari Juwita Bookstore.”

1.        Pembukaan

Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu derect request adalah menulis tidak sekedar dipahami, tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman.

Pada kalimat permulaan anda harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat tersebut.

2.        Penjelasan Rinci

       Berikan penjelasan secara rinci sebagi pendukung alenia pembukaan. Agar penjelasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka lebih lancar, anda perlu membuat kalimat pertama dibagian petengahan surat yang ada buat dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca.

      

3.        Penutup

       Bagiaan penutup sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi ataupun pemberian Goodwill. Untuk mempermudah pembaca, cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.

B.       Permintaan Informasi Rutin

       Dalam membuat surat informasi rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini: (1) apa yang ingin diketahui; (2) mengapa hal tersebut pelu diketahui; (3) mengapa hal ini dapat membantu.

1.        Permintaan di dalam Organisasi

       Beberapa permintaan pesan dapat dibuat lebih permanen dalam benttuk tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan. Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, antara pimpinan dengan karyawan, antara pimpinan dengan supervisor, atau antara supervisor dengan karyawan.

       Surat permintaan dalam bentuk memo mengikuti suatu standar perencanaan langsung. Bentuk ini dimulai dengan pernyataanyang jelasmengenai alasan yang jelas; kemudian diikuti dengan penjelasan yang lebih mendalamdan diakhiri dengan suatu tinndakan yang dikehendaki. Bentuk surat permintaan ini dilakukan didalam organisasi perusahaan.

2.        Permintaan ke Luar Organisasi

       Sebagai seorang prilaku bisnis profesional tentunya  perlu berkomunikasi dengan para pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu banyak surat yang harus dikirim ke luar organisasi (perusahaan) untuk memperolah beragai informasi penting, seperti informasi produk baru, katalok buku-buku terbaru , keinginan untuk menjalin kerja sama bisnis, keinginan untuk berlangganan koran, tabloid atau majalah.

C.      Menulis Direct Request Untuk Pengaduan

Kapan saja merasa tidak puas terhadap suatu produk, jasa, atau kebijakan suatu perusahaan, Anda perlu mengadukan masalah atau keluhan yang anda hadapi kepada orang-orang yang sangat berkompeten sesegera mungkin.

a.       Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga barang tersebut

b.      Meminat pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan

c.       Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak

d.      Perbaikan gratis

e.       Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak

f.       Pembatalan atas suatu pesanan produk

g.      Pembetuln atas kesalahan penagihan produk

h.      Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran

i.        Penjelasan atas perubaha kebijakan atau prosedur.

Kebanyakan organisasi perusahaan yang progresif ingin mengetahui apakah anda merasa puas atau tidak puas terhadap produk atau jasa yang mereka berikan.  d yang puas akan memberikan dampak positif bagi organisasi perusahaan, dan sebaliknya akan membentuk opini yang kurang baik bagi organisasi perusahaan.

Dalam menulis surat pengaduan perlu d perhatikan beberapa hal :

Ø  Jelaskan masalah anda secara rinci

Apa yang menjadi masalah atau keluhn anda dalam kaitanya dalam pembelian suatu produk dan jasa

Ø  Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian

Anda harus memberikan bukti-bukti atau dokumen-dokumen pendukung

Ø  Usahakan nada surat  Anda tidak marah atau emosional

Usahakan untuk bersifat rasioanal dan tidak bersifat emosional

Ø  Permintaan tindakan khusus.

Dalam surat pengaduan yang anda buat, perlu dikemukakan apa harapan/ keinginan anda dikemudian hari terhadap adanya pengaduan tersebut.

D.      Surat Undangan, Pesanan, dan Revarasi

1.         Surat Undangan:

Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung. Yaitu ide pokok (mean idea), penjelasan rinci (explanation), dan penutup (close courtest).

2.         Surat Pesanan dan Reservasi:

Surat pesanan mencakup tiga komponen penting, yaitu pernyataan rinci apa yang Anda pesan, metode pengirimannya, dan cara pembayarannya.

E.       Permintaan Kredit

Ø  Mengisi formulir yang telah disediakan oleh lembaga perkeditan yang ada

Ø  Mengirimkan/ melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan dalam proses memperoleh kredit tersebut.

                                           

BAB 9
Penulisan Permintaan
Pesan-pesan Rutin dan Positif

A.      Strategi Penulisan Untuk Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Pesan-pesan Positif

Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca karena pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk melakukan kegiatan bisnis setiap hari. Jika pesan-pesan itu tidak  memerlukan suatu hal yang khusus, ditunjukan kepada audiens dengan perbedaan budaya  minimal, atau audiens yang cenderung tertarik pada apa yang ingin disampaikan atau bersikap netral, gunakan pendekatan langsung (direct aaproach) atau deduktif (deductive approach) untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis.

Keunggulan:

Ø   Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan

Ø   Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan

Ø   Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa       maksud pesan tersebut dan juga dapat  memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.

Kelemahan:

Ø  Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya

Ø   Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”; hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.

1.        Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin

       Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan yang rinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki. Selain itu pada bagian pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan permintaaan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesan rutin.

       Pendekatan untuk bagian pertengahan dar permintaan rutin adalah denagan pendekatan tanya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk dan apa manfaat dan kegunaan produk.

       Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan keramahan, apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang dinginkan.

2.        Startegi Penulisan Pesan-pesan Positif

       Dilakukan dengan menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingi disampaikan. Tujuan yang ingin dicapai adalah mengomunikasikan good news, menjawab semua pertanyaan, menyiapkan secara rinci apa yang diminta, dn memberikan suatu bentuk penghargaan yang baik terhadap pihak lain, apapun bentuk permintaan yang diinginkan, usahakan selalu sopan, ramah, dan tidak emosional.

       Bagian awal punulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas dan mampu menarik perhatian pembaca. Pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci, dan pada bagian akhir pesan-pesan positif umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan keramahan dan pernyataan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh pembaca.

Ø  Ide-ide Pokok yang Jelas : Kemukakan ide poko dibagian awal penulisan pesan-pesan positif

Ø  Penjelasan Rinci : Bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih rinci untuk mendukung ide pokok

Ø  Penutup Surat : Bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan tindakan khusus yang diharapkan.

B.       Pesan-pesan Good News dan goodwill

       Pesan-pesan good news dan good will adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain.

1.      Good News tentang pekerjaan: Organisasi yang membutuhkan karyawan baru harus betul-betu harus melakukan proses seleksi dan rekrutmen secara tepat sesuai dengan yang dikehenaki, dan mengggunakan pendekatan langsung.

2.      Good New tentang Produk: Bisa dengan penetapan harga produk yang kompetitif, berkualitas, pemiihan metode promosi yang tepat, dan saluuran distribusi yang tepat pula.

3.      Good News tentang: Suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis.

C.      Menulis Jawaban Positif

1.      Surat Konfirmasi Pesan : Diperlukan apabila terdapat pesan produk dengan jumlah dan nilai yang cukup besar. Sebaliknya, apabila suatu pesanan sedang dikirim atau jumlah dan nilai pesanannya relatif kecil, pada umumnya tidak diperlukan surat konfirmasi.

2.      Menjawab Pernyataan Penting :

Ø  Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial yaitu : Memberikan tanggapan terhadap semua pertanyaan atau menjawab semua pertanyaan, mendorong penjualan yang akan datang, dan memberikan kesan yang baik teradap pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk terbuaru.

Ø  Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan : Menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap, dan memberikan kesan   yang baik dan menyenangkan terhadap pelanggan.

D.      Menangani Permintaan Kredit Rutin

Ø  Persetujuan Kredit : Merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain. Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut.

Ø  Memberikan Referensi Kredit : Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomndasi yaitu permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan dan nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat.

E.       Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan

       Surat rekomendaksi biasanya rahasia sehngga permohonan tidak diperkenankan melihat isi surat  rekomendasi tersebut.

Karakteristik nya antara lain :

1.      Nama lengkap pemohon ( untuk keperluan melanjutkan study atau mencari kerja )

2.      Pekerjaan atau manfaat  yang diharapkan pemohon

3.       Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau  atas inisiatifnya sendiri

4.      hakikat hubungan antara penuis dengan pemohon

5.      Fakta-fakta yang relevan dengan posisi atau kedudukan yang dicari.